4.3文件發放

文件編制后經權責主管批準，交由人事部蓋“受控文件”章后統一發放。

文件發放時應填寫《文件發放登記表》，收文單位應簽收。發放新文件同時應收回舊文件統一銷毀，為參考目的而需保留一份的，應加蓋“作廢”章或區分保管予以識別，以防過期文件被誤用。

4.4文件的修改

文件的修改由申請單位填寫“分發號”、《文件修改申請表》，經管理代表批準后由人事部實施。修改后的文件按4.1的要求進行審批，按4.3的要求進行發放。

文件修改后，版次相應(00、01、…)上升，修改10次后上升（A、B…）版本。

4.5文件的保管

經頒布發行之質量手冊、程序文件、作業指導書等，其原稿由人事部永久保存。

發行至各部門的文件應指定人員進行管理，定期對文件進行檢查，以確保文件正確性與完整性，重要作業場所應放置相關文件，以方便取用為原則。

使用單位不得以任何理由影印發行文件，不得在文件上私自涂改，不得私自外借。

4.6文件的定期評審

每次管理評審應對文件評審其文件適宜性，需要修改時按4.4的要求進行。

4.7電子文件管理

電子文件應做好備份、防止病毒和殺毒工作，若文件為傳真紙時，應在文件字跡模糊前拷貝保存。

4.8外來文件管理

人事部建立《外來文件登記表》，統一管理所有外來文件，控制分發范圍。其他部門接收后應轉發一份至人事部，外來文件的轉發和轉化視其必要性進行發放,人事部每年的第四季度對外來文件的適用性進行確認并更新。

5.相關文件

《記錄控制程序》

6.相關記錄

《文件總覽表》

《文件發放登記表》

《文件（報廢、修改、補領）申請表》

《外來文件登記表》

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